SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF

SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF

1. Jelaskan yang dimaksud SIE ?

Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information System)

Sistem merupakan sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Melalui definisi ini sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan proses, cara-cara, aturan-aturan dan prosedur-prosedur yang saling berhubungan dan dilakukan untuk suatu tujuan atau sasaran tertentu.

Informasi adalah data yang telah diklasifikasi atau diolah atau diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan.

Eksekutif merupakan manajer tingkat atas yang berpengaruh kuat pada kegiatan dan arah organisasi.Eksekutif diyakini menekankan fungsi perencanaan, juga peran disturbance handler dan entrepreneur.

Sistem informasi eksekutif (executive information sistem), atau EIS, merupakan suatu sistem yang menyediakan informasi bagi eksekutif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan.Informasi dapat diambil dengan mudah dan dalam berbagai tingkat rincian.

Executive Information Sistem (EIS) merupakan suatu kombinasi antara  Management Information Sistem (MIS) dengan Decision Support Sistem (DSS)dan AI untuk membantu pihak eksekutif dalam mengidentifikasikan dasar suatu masalah dan mencari jalan keluarnya. EIS juga menyediakan  informasi  bagi eksekutif mengenai kinerja perusahaan dari berbagai sudut pandang.  Juga memberikan suatu gambaran yang fleksibel dan mudah dimengerti oleh pihak eksekutif dalam melihat sumber masalah dan jalan keluarnya.EIS ini memberikan suatu kemudahan bagi pihak eksekutif untuk menyediakan akses yang cepat ke informasi-informasi yang terjadi saat itu dan akses langsung pada laporan-laporan manajemen.EIS ini sangat mudah digunakan, dilengkapi dengan tampilan grafik.


Ada beberapa alasan mengapa EIS yang dibutuhkan untuk mengatasi berbagai macam kebutuhan akan  informasi yang up to date.

a.  Eksternal

-  meningkatan kompetisi

-  Lingkungan yang dengan cepat berubah

-  Keharusan untuk selalu proaktif

-  Kebutuhan untuk mengakses external database

b.  Internal

-  Kebutuhan akan informasi yang up to date

-  Kebutuhan akan komunikasi

-  Kebutuhan akan informasi yang lebih akurat

-  Kebutuhan untuk meningkatkan keefektifan

Tujuan dari  Executive Information Sistem adalah menghasilkan target informasi yang selalu  up to date untuk meningkatkan  performance dari suatu perusahaan dengan memberikan perhatian khusus pada tujuan akhir dan prioritasdari perusahaan tersebut.

 
2. Fungsi manajemen fayol yang mana yang diperkirakan paling kritis pada tingkat eksekutif ?

Henry Fayol menyebutkan lima fungsi manajemen, yaitu merancang, mengorganisir, memerintah, mengordinasi, dan mengendalikan. Namun saat ini, kelima fungsi tersebut telah diringkas menjadi tiga , yaitu:

 
1. Perencanaan (planning) adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Manajer mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum mengambil tindakan dan kemudian melihat apakah rencana yang dipilih cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tak dapat berjalan.

2. Pengorganisasian (organizing) dilakukan dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut.

 3. Pengarahan (directing) adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha

dari ketiga fungsi tersebut jelas terlihat fungsi perencanaan (planning) lah yang diperkirakan paling kritis pada tingkat eksekutif, karena perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan perencanaan juga merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tak dapat berjalan.

3. Berikan contoh beserta alasan penggunaan SIE pada suatu perusahaan ?

Implementasi SIE di PT Sentosa

PT. Sentosa adalah sebuah perusahaan yang bergerak pada bidang pencelupan baja ringan dan penimbangan baja. Banyak perusahaan baja lainnya yang datang untuk mencelupkan baja mereka agar kembali menjadi bagus, dengan mencelupkan baja tersebut ke dalam suatu cairan, maka baja tersebut akan bertambah beratnya. Saat ini mereka masih menggunakan secara manual belum menggunakan manual secara sederhana dan belum memiliki suatu database tersendiri, sehingga kadang laporan yang dibuat masih kurang teliti dan kurang teratur. Maka perlulah dibuat suatu rancangan aplikasi Sistem Informasi Eksekutif yang didasarkan pada sistem penimbangan yang ada untuk mengelola informasi dari jenis baja yang ada baik sebelum masuk pencelupan dan sesudah baja dicelupkan. Karena pelaksanaan pemantauann di PT Sentosa belum ditunjang dengan penggunaan Teknologi Informasi, maka diperlukan rancangan aplikasi yang diharapkan dapat diimplementasikan menjadi sebuah aplikasi yang dapat memberikan informasi yang berupa laporan hasil dari proses penimbangan dari mulai baja dicelupkan dalam cairan dan sesudahnya, juga semua bentuk daftar konsumen yang ada. Sehingga dapat meningkatkan kinerja perusahaan. Rancangan aplikasinya akan dibuat pada Visual Basic, DataBase dalam SQL Server dan bentuk laporan akan ditempatkan pada Crystal Report.

Konsep SIE
Saat ini system yang digunakan pada PT Sentosa masih cukup sederhana sekali dan menggunakan manual serta belum ditunjang dengan sistem , serta memerlukan waktu yang lama, maka dari itu diperlukan Sistem Eksekutif Informasi yang dapat membuat sebuah system yang baru agar bisa membuat cara kerja di perusahaan akan meningkatkan efesiensi dan efektifitas. Dengan Sistem Eksekutif Informasi dapat diterapkan pada PT Sentosa, dengan konsep ini maka bisa dibuat sebuah aplikasi yang dapat membantu dan mempercepat proses pengerjaan pada PT Sentosa.

Alasan SIE diperlukan
Untuk saat ini SIE sangat diperlukan pada PT Sentosa, karena dengan system yang lebih modern maka kinerja pada PT Sentosa akan lebih maju. Karena saat ini PT Sentosa masih menggunakan pendataan secara manual, belum secara modern.

4. 5 langkah apa yang dapat dilakukan eksekutif untuk meningkatkan sistem informasi mereka?

Lima langkah untuk pencapaian pengembangan tersebut :

1.    Menyimpan inventarisasi dari transakasi informasi yang masuk, yaitu memelihara record data dan menyimpan ke database, dan dapat dibuat laporan.

2.    Merangsang terjadinya sumber yang bernilai tinggi. Dengan adanya sumber yang bernilai tinggi maka eksekutif mengkomunikasikan sumber tersebut ke setiap anggota dengan melakukan konferensi.

3.    Mengambil manfaat dari peluang yang ada, ketika informasi datang, eksekutif harus dapat memperolehnya.

4.    Menyesuaikan sistem dengan kebutuhan perorangan, eksekutif menggunakan gaya atau cara pengumpulan informasi yang berbeda.

5.   Memanfaatkan teknologi, memanfaatkan staf pelayan informasi untuk mengembangkan sistem dalam perusahaan itu sendiri.

5. Mengapa SIE secara trickle down melalui organisasi ?

Trickle down adalah Sebuah teori ekonomi bahwa dukungan bisnis yang memungkinkan mereka untuk berkembang pada akhirnya akan menguntungkan menengah dan masyarakat berpendapatan rendah, dalam bentuk kegiatan ekonomi meningkat dan pengangguran berkurang. Seperti negara Indonesia, dimana jumlah penduduk tergolong besar dan tingkat pertumbuhan penduduk yang cukup tinggi, maka pada awal proses pembangunan, pertumbuhan ekonomi menjadi sangat penting, dimana tingkatan pertumbuhan ekonomi yang terjadi harus lebih tinggi dari pertumbuhan penduduk, sehingga peningkatan pendapatan perkapita dapat tercapai. Diharapkan dengan adanya pertumbuhan ekonomi maka masalah seperti pengangguran, kemiskinan, dan ketimpangan justru dapat teratasi melalui sistem trickle down effect.

6. Perlukan SIE menyertakan informasi yang dihasilkan komputer?

 perlu, walaupun Para eksekutif mendapatkan sangat sedikit informasi langsung dari komputer. Eksekutif  harus  mengambil  langkah-langkah  untuk meningkatkan peran komputer dalam sistem informasi mereka. Ada 5 langkah yang bisa dilakukan :
1)      Mencatat transaksi-transaksi informasi yang masuk: data dapat dimasukkan dalam database dan dapat disiapkan laporan yang memungkinkan eksekutif menjawab setiap pertanyaan.

2)      Merangsang   sumber-sumber   yang   bernilai   tinggi:   dengan teridentifikasinya  sumber-sumber  bernilai  tinggi,  eksekutif kemudian   dapat   bertindak   untuk   memudahkan   komunikasi sumber-sumber tersebut.

3)      Memanfaatkan peluang: jika sepotong informasi yang baik datang eksekutif harus meraihnya.

4)      Menyesuaikan sistem pada perorangan: sesuai penelitian Jones dan McCleod, tiap eksekutif memiliki gaya pengumpulan informasi yang unik.

5)      Memanfaatkan teknologi : Eksekutif umumnya berpikiran terbuka mengenai sistem informasi mereka dan akan mempertimbangkan cara apapun untuk memperbaikinya.

Materi Referensi :

http://arfiasta.wordpress.com/2010/10/23/sistem-informasi-eksekutif-executive-information-system/
http://maharytampubolon.blogspot.com/?zx=778731ad1390229e
http://kimfaza-iscloud.blogspot.com/2011/03/implementasi-eis-di-pt-sentosa.html
http://mistercela21.wordpress.com/2010/01/12/sistem-informasi-eksekutif-executive-information-system/
http://hasiltugaskuliahmahasiswa.blogspot.com/2009/02/implementasi-eis-di-pt-sentosa.html