SISTEM PENUNJANG KEPUTUSAN

1. Definisi Sistem Penunjang Keputusan

 Sistem Pendukung Keputusan (SPK)/Decision Support Sistem (DSS) pertama kali diungkapkan pada awal tahun 1970-an oleh Michael S. Scott Morton dengan istilah Management Decision Sistem. Sistem tersebut ialah sistem yang berbasis komputer yang ditujukan untuk membantu pengambil keputusan dengan memanfaatkan data dan model tertentu untuk memecahkan berbagai persoalan yang tidak terstruktur. Adapun Definisi lain dari Sistem Pendukung Keputusan antara lain:

• Sistem pendukung keputusan sebagai sebuah himpunan/kumpulan prosedur berbasis model untuk memproses data dan pertimbangan untuk membantu manajemen dalam pembuatan keputusannya. Little (1980)
• Sistem pendukung keputusan adalah sistem berbasis komputer yang dibangun lewat sebuah proses adaptif dari pembelajaran, pola-pola penggunaan dan evolusi sistem. Keen (1980)
• Sistem pendukung keputusan sebagai sekumpulan tools komputer yang terintegrasi yang mengijinkan seorang decision maker untuk berinteraksi langsung dengan komputer untuk menciptakan informasi yang berguna dalam membuat keputusan semi terstruktur dan keputusan tak terstruktur yang tidak terantisipasi. Hick (1993)

2. Enterprise Resource Planning (ERP)

ERP adalah sebuah sistem informasi perusahaan yang dirancang untuk mengkoordinasikan semua sumber daya, informasi dan aktifitas yang diperlukan untuk proses bisnis lengkap. Sistem ERP didasarkan pada database pada umumnya dan rancangan perangkat lunak modular. ERP merupakan software yang mengintegrasikan semua departemen dan fungsi suatu perusahaan ke dalam satu sistem komputer yang dapat melayani semua kebutuhan perusahaan, baik dari departemen penjualan, HRD, produksi atau keuangan.

3. Contoh Real ERP di Perusahaan

Penerapan ERP di PT.Bentoel Prima (Bentoel: Dengan Be-one Integrasikan Sistem dari Ujung ke Ujung). 

Sejak tahun 2003, PT.Bentoel Prima memiliki direktorat IT yang berperan sebagai pendukung bisnis yang integrated agent dalam hal TI dan Business Prosess, direktorat ini dinamakan Information System and Business Process (ISBP) yang mengembangkan Enterprise System yang diberi nama B1 (Be-One). Be-One dikembangkan dengan mengacu pada standart Telecommunication Industry Association 942, IT Service Management berdasarkan framework IT Infrastructure Library, dan Information Security Management System yang sudah mendapat standart ISO / IEC 27001.

  

Sistem Be-one adalah sistem yang terintegrasi dari hulu sampai ke hilir, dari transaksi hingga pelaporan untuk manajemen. Sebagai contohnya, data penjualan yang dilakukan tenaga penjualan dimasukan ke dalam PDA di lapangan saat melakukan transaksi penjualan. Pada akhir hari, seluruh transaksi di upload secara otomatis ke sistem di Area Sales dan Marketing Office (ASMO), selanjutnya akan terkirim secara otomatis juga ke sistem yang ada di kantor pusat, dan semua data tersebut yang terkena dampak dari transaksi penjualan pun akan ter-update.

  

Dampak bisnis dari penerapan ERP di PT.Bentoel Prima tersebut terasa dengan meningkatnya produktivitas bisnis seperti meningkatnya kecepatan proses data dan kecepatan proses bisnis itu sendiri. Semisal, data menjualan dari kira-kira 1000 tenaga penjualan di seluruh Indonesia dapat dikumpulkan dan dilaporkan pada hari yang sama, dengan begitu manajemen Bentoel dapat segera mengetahui situasi pasar dan hasi dari aksi-aksi yang dilakukan, dan untuk selanjutnya bisa melakukan langkah penyesuaian yang dibutuhkan. Selain itu tidak ada lagi inkonsistensi atau dispute di antara unit-unit dalam perusahaan. Dengan demikian pengambilan keputusan bisa menjadi tajam dan cepat.

Dengan penerapan ERP di PT.Bentoel Prima tersebut. Revenue Bentoel mengalami kenaikan yang signifikan. Terhitung revenue di tahun 2005 hanya Rp.2 triliun, lalu setelah menerapkan ERP mampu meningkat hingga Rp.6,9 triliun pada tahun 2008.
Dari sisi Volume produksi juga mengalami peningkatan, yang sebelumnya hanya 6,6 miliar batang di tahun 2005 menjadi 17,5 miliar batang di tahun 2008. Market share nya pun meningkat dua kali lipat.
 

Keuntungan dari penerpan ERP di PT.Bentoel Prima antara lain :

• Instant Feedback, Business Intellegence, serta Operational Excellence terciptanya data penjualan yang bisa diterima pada hari yang sama mulai dari Sales Supervisor hingga direksi bisa diketahui.
• Efektifitas Sales Performance dapat diketahui.
• Bisa mengetahui dengan cepat masalah / kesulitan peneterasi di suatu daerah, maka dapat dengan segera diambil tindakan.
• Sisi operational Excellence Effectiveness bisa terpangkas karena menggunakan aplikasi lewat PDA
• Produktifitas meningkat hingga 15%
• Penjualan pun meningkat
• Financial Intern juga dapat terkontrol
• Dapat mengetahui produk, profil dan value seperti apa yang laku di pasar.
• Waktu produksi jauh lebih singkat

Rencana yang akan datang setelah penerapan ERP, Pt.Bentoel Prima akan meningkatkan lagi sistem administrasi manajemen penjualan dan mobile management, yang tadinya 1200 PDA di seluruh Indonesia maka jumlah nya akan ditambah menjadi 1600.

4. Elemen-Elemen Sistem Penunjang Keputusan 

1. Subsistem Manajemen Data

Subsistem Manajemen Data memasukkan satu database yang berisi data yang relevan untuk situasi dan kondisi. Dikelola oleh perangkat lunak yang disebut Sistem Manajemen Database (DBMS/Data Management System). Subsistem manajemen data terdiri dari elemen-elemen berikut ini:

• Sistem Pendukung Keputusan Database 

Database adalah kumpulan data yang saling terkait dan diorganisasi untuk memenuhi kebutuhan perusahaan, dan dapat digunakan oleh lebih dari satu orang dengan lebih dari satu aplikasi.

Data Internal
Data yang sumbernya berasal terutama dari sistem pemrosesan transaksi dari dalam organisasi. Contoh umum seperti upah/gaji bulanan, jadwal pemeliharaan mesin, alokasi anggaran, perkiraan terhadap penjualan yang akan datang, biaya produksi, rencana rekruitmen pegawai baru masa mendatang, dan lain-lain.

Data Eksternal
Data yang sumbernya dari luar sistem organisasi, seperti data industri, data riset pemasaran, data sensus, data tenaga kerja regional, regulasi pemerintah, jadwal tarif pajak, data ekonomi dalam negeri, dan lain-lain. Data tersebut dapat berasal dari lembaga pemerintah, asosiasi perdagangan, perusahaan riset pasar, dan lain-lain.

Data Privat
Meliputi petunjuk-petunjuk yang digunakan oleh pengambil keputusan khusus dan penilaian terhadap data dan atau situasi spesifik.

Ekstraksi
Data ekstraksi merupakan hasil kombinasi data dari berbagai sumber termasuk sumber internal dan eksternal.

• Sistem Manajemen Database

Database dibuat, diakses, dan diperbaharui oleh sebuah DBMS. Kebanyakan sistem pendukung keputusan dibuat dengan sebuah DBMS relasional yang menyediakan berbagai kapabilias.

•  Direktori Data

Direktori data merupakan katalog dari semua data yang berada di dalam database. Direktori ini digunakan untuk mendukung fase intelegensi dari proses pengambilan keputusan karena membantu memindai data dan menidentifikasi area masalah atau peluang-peluang.

• Query Facility

Membangun dan menggunakan sistem pendukung keputusan sering memerlukan akses, manipulasi dan query data.

Elemen-elemen tersebut ditunjukkan secara skematis pada gambar di bawah ini

    

2. Subsistem Manajemen Model

Subsistem dari manajemen model dari Sistem Pendukung Keputusan terdiri dari elemen-elemen berikut ini:

•  Basis Model

Basis model berisi rutin dan statistik khusus, keuangan, forecasting, ilmu manajemen, dan model kuantitatif lainnya yang memberikan kapabilitas analisis pada sebuah sistem pendukung keputusan. Model dalam basis model dapat dibagi menjadi empat katagori utama, dan satu katagori pendukung, yaitu:

1. Strategis : Model strategis digunakan untuk mendukung manajemen puncak untuk menjalankan tanggung jawab dalam perencanaan strategis.
2. Taktis : Model Taktis digunakan terutama oleh manajemen tingkat menengah, untuk membantu mengalokasikan dan mengontrol sumber daya organisasi.
3. Operasional : Model ini digunakan untuk mendukung aktivitas kerja harian transaksi organisasi.
4. Analitik : Model ini digunakan untuk menganalisis data, model ini meliputi model statik, ilmu manajemen, algoritma data mining, model keuangan, dan lainnya.
5. Blok Pembangunan Model dan Rutin : Selain berisi model strategis, taktis, dan operasional, basis model juga berisi blok pembangunan model dan rutin. Contoh-contohnya meliputi satu rutin generator dengan jumlah acak, kurva, atau line-fitting rutin, rutin komputasi present-value, dan analisis regresi. 

• Sistem Manajemen Basis Model

Fungsi perangkat lunak sistem manajemen basis model (MBMS) adalah untuk membuat model dengan menggunakan bahasa pemrograman, alat sistem pendukung keputusan atau subrutin, dan blok pembangunan lainnya, membangkitkan rutin baru dan laporan, pembaruan dan perubahan model, dan manipulasi data model. Sistem Manajemen Basis Model/Model Base Management System (MBMS) berisi beberapa elemen antara lain, yaitu :

1. Eksekusi Model : Eksekusi Model adalah proses mengontrol jalannya model.
2. Integrasi Model : Model ini mencakup gabungan operasi dari beberapa model saat diperlukan (misalnya mengarahkan output suatu model, katakanlah perkiraan, untuk diproses model lain, misal model perencanaan pemrograman linier).
3. Perintah (Comman Processor Model) : Model ini digunakan untuk menerima dan menginterpretasikan instruksi-instruksi pemodelan dari komponen antarmuka pengguna dan merutekannya ke MBMS, eksekusi model atau fungsi-fungsi integrasi elemen-elemen tersebut beserta antarmukanya dengan komponen sistem pendukung keputusan.

Definisi dan fungsi setiap elemennya ditunjukkan pada gambar di bawah ini:

3. Subsistem Antarmuka Pengguna (Dialog)

Istilah antarmuka pengguna mencakup semua aspek komunikasi antara pengguna dan sistem. Cakupannya tidak hanya perangkat keras dan perangkat lunak, tapi juga faktor-faktor yang berkaitan dengan kemudahan pengunaan, kemampuan untuk dapat diakses, dan interaksi manusia-mesin. Beberapa ahli merasa bahwa antarmuka pengguna merupakan komponen yang paling penting karena merupaka sumber dari berbagai power, fleksibilitas, dan karakteristik easy-to-use (Sprague dan Watson, 1996). Ahli lainnya menyatakan bahwa antarmuka pengguna merupakan sistem dari sisi pengguna karena antarmuka adalah satu-satunya bagian dari sistem yang dilihat oleh pengguna (Whitten, Bentley, dan Dittman, 2001)

Manajemen Subsistem Antarmuka Pengguna
Subsistem antarmuka pengguna dikelola oleh perangkat lunak yang disebut sebagai sistem manajemen antarmuka pengguna/User Interface Management System (UIMS). Proses antarmuka pengguna untuk sebuah Management Support System ditunjukkan secara skematis pada gambar dibawah ini

4. Subsistem Manajemen Berbasis Pengetahuan (Knowledge Base)

Subsistem ini mendukung semua subsistem lain atau bertindak sebagai suatu komponen independen yang memberikan intelegensi untuk memperbesar pengetahuan si pengambil keputusan. Subsistem ini dapat diinterkoneksikan dengan repositori pengetahuan perusahaan organisasional.
Banyak masalah tak terstruktur dan bahkan semi terstruktur yang sangat kompleks sehingga solusinya memerlukan keahlian. 
Skematik sistem pendukung keputusan dan komponen yang ditunjukkan pada gambar dibawah ini memberikan pemahaman dasar mengenai struktur umum suatu sistem pendukung keputusan.

 

5. Contoh Dari Sistem Penunjang Keputusan

 

Aplikasi Sistem Penunjang Keputusan Dengan Metode Analytic Hierarchy Process (AHP)

Sejarah AHP
AHP dikembangkan oleh thomas saaty pada tahun 1970an. AHP merupakan sistem pembuat keputusan dengan menggunakan model matematis. AHP membantu dalam menentukan prioritas dari beberapa kriteria dengan melakukan analisa perbandingan berpasangan dari masing-masing kriteria. Dalam sistem pengelolaan kinerja yang dimaksud dengan kriteria tersebut adalah KPI.

Penggunaan metode AHP dalam Sistem Pengelolaan Kinerja
Kaidah pembobotan menyatakan bahwa:

1. Nilai bobot KPI berkisar antara 0 – 1 atau antara 0% – 100% jika kita menggunakan presentase. 
2. Jumlah total bobot semua KPI harus bernilai 1 (100%) 
3. Tidak ada bobot yang bernilai negatif (-).

Berikut ini adalah langkah-langkah yang digunakan dalam menentukan bobot KPI dengan menggunakan AHP:

Menentukan nilai prioritas KPI. Biasanya orang lebih mudah mengatakan bahwa KPI A lebih penting daripada KPI B, KPI B kurang penting dibanding dengan KPI C dsb, namun mengalami kesulitan menyebutkan seberapa penting KPI A dibandingkan KPI B atau seberapa kurang pentingnya KPI B dibandingkan dengan KPI C. Untuk itu kita perlu membuat tabel konversi dari pernyatan prioritas ke dalam angka-angka. Contoh tabel skala nilai prioritas KPI seperti pada tabel dibawah:

Nilai	Tingkat prioritas
1	KPI A sama penting dibanding dengan KPI B
3	KPI A sedikit lebih penting dibanding dengan KPI B
5	KPI A lebih penting dibanding dengan KPI B
7	KPI A sangat penting dibanding dengan KPI B
9	KPI A jauh sangat penting dibanding dengan KPI B
2,4,6,8	*) nilai tengah-tengah

*) Pengertian nilai tengah-tengah adalah Jika KPI A sedikit lebih penting dari KPI B maka kita seharusnya memberikan nilai 3, namun jika nilai 3 tersebut dianggap masih terlalu besar dan nilai 1 masih terlalu kecil maka nilai 2 yang harus kita berikan untuk prioritas antara KPI A dengan KPI B.
*) Tabel diatas tidak disebutkan konversi nilai KPI A kurang penting dari KPI B karena pernyataan KPI A kurang penting dari KPI B sama dengan pernyataan nilai KPI B lebih penting dari KPI A

Selanjutnya adalah membuat table perbandingan prioritas setiap KPI dengan membandingkan masing-masing KPI. Sebagai contoh: Jika kita mempunyai 4 KPI, maka kita membuat matrik perbandingan ke-4 KPI tersebut. Misalkan dari proses menbandingkan antar KPI diperoleh nilai prioritas KPI sebagai berikut
 

	KPI A	KPI B	KPI C	KPI D
KPI A	1	1/2	1/5	1/3
KPI B	2	1	1/3	1
KPI C	5	3	1	1/2
KPI D	3	1	2	1

Cara mengisinya adalah dengan menganalisa prioritas antara KPI baris dibandingkan dengan KPI kolom. Dalam prakteknya kita hanya perlu menganalisa prioritas KPI yang terdapat dibawah pada garis diagonal (kotak dengan warna dasar putih) yang ditunjukan dengan warna kuning atau diatas garis diagonal yang ditunjukan dengan kotak warna hijau. Hal ini sesuai dengan persamaan matematika yang menyebutkan jika A:B= X, maka B : A = 1/X. Contoh: jika prioritas KPI B (baris) : KPI A (kolom) = 2, maka prioritas KPI A (baris) : KPI B (kolom) = 1/2 (lihat rumus persamaan perbandingan matematika diatas). Sehingga prioritas setiap KPI antara KPI A : KPI A = 1, KPI C : KPI A = 5, KPI C : KPI B = 3, KPI D : KPI A = 3, KPI D : KPI B = 1, KPI D : KPI C = 2.
Selanjutnya adalah menentukan bobot pada tiap KPI, nilai bobot ini berkisar antara 0 – 1. dan total bobot untuk setiap kolom adalah 1. Cara menghitung bobot adalah angka pada setiap kotak dibagi dengan penjumlahan semua angka dalam kolom yang sama. Contoh bobot dari (KPI A, KPI A) = 1/ (1+2+5+3) = 0.090, (KPI B, KPI A) = 2 / (1+2+5+3) = 0.181. Dengan perhitungan yang saman bobot prioritas tabel KPI di atas menjadi:
 

	KPI A	KPI B	KPI C	KPI D
KPI A	0.091	0.091	0.057	0.118
KPI B	0.182	0.182	0.094	0.353
KPI C	0.455	0.545	0.283	0.176
KPI D	0.273	0.182	0.566	0.353

Selanjutnya adalah mencari nilai bobot untuk masing-masing KPI. Caranya adalah dengan melakukan penjumlahan setiap nilai bobot prioritas pada setiap baris tabel dibagi dengan jumlah KPI. Sehingga diperoleh bobot masing-masing KPI adalah: 

• KPI A = (0.091 + 0.092 + 0.057 + 0.118) / 4 = 0.089 (8.9%) 
• KPI B = (0.182 + 0.182 + 0.094 +0.353) / 4 = 0.203 (20.3%), dengan perhitungan yang sama KPI C, KPI D 
• KPI C = 0.365 (36.5%) 
• KPI D = 0.343 (34.3%)

Sehingga jumlah total bobot semua KPI = 1 (100%) sesuai dengan kaidah pembobotan dimana jumlah total bobot harus bernilai 100.
Perhitungan secara manual akan lebih mudah jika jumlah KPI yang dimiliki hanya sedikit , jika jumlah KPI sudah lebih dari 10 maka perhitungan bobot menggunakan software akan jauh lebih mudah. Ada beberapa software yang bisa dipakai antara lain Expert Choice, Decision Lens, TESS, Web-HIPPRE.






Materi Referensi :
http://ciosociety.com/2010/01/19/bentoel-dengan-be-one-integrasikan-sistem-dari-ujung-ke-ujung/

http://www.komputer-teknologi.net/syarwani/downloads/PrERPdasar.pdf

http://id.wikipedia.org/wiki/Perencanaan_sumber_daya_perusahaan

http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_pendukung_keputusan

http://prihanantojoko.blogspot.com/2011/08/contoh-aplikasi-sistem-penunjang.html

Irfan Subekti, Teknik Informatika, Institut Teknologi Sepuluh November Surabaya

http://blog.student.uny.ac.id/rheza/2011/04/28/sistem-pendukung-keputusan-spk/

http://sindarku.wordpress.com/category/corat-coret-kuliah/decision-support-system-spk/

Read more »